SAREN: Citas, Registro, Legalización de Documentos para Apostilla, Planilla PUB y más

¿Piensas emigrar? Si es así y necesitas legalizar documentos civiles a través del Saren para posteriormente apostillarlos. Entonces, déjame decirte que has llegado al lugar indicado.

En esta guía te ofrecemos la información más reciente, para que legalices tus documentos y de esta manera, puedas proseguir con el proceso de apostilla.

Con nuestros tips, recomendaciones y el paso a paso, queremos mejorar tu experiencia, en cuánto a la gestión de los trámites más comunes realizados en el Saren se refiere. ¿Te interesa? Entonces, continúa leyendo…

¿Qué es el SAREN?

El Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), es un organismo dependiente del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores, Justicia y Paz (MPPRIJP).

Sabemos que muchas personas a veces no saben para qué sirve el Saren, por eso, aquí te lo explicamos de una manera muy sencilla sin tanto tecnicismo.

Este organismo, se encarga de ejecutar, registrar y legalizar todo tipo de documentos de ventas de bienes muebles e inmuebles y trámite de índole civil; tales como registros y expedición de actas de nacimiento, matrimonios, registros de títulos universitarios, declaración jurada, etc.

Además, allí también se tramitan todos los documentos relacionados con los registros mercantiles (Registro de nuevas empresas).

Este es uno de los organismos más importantes para toda persona que desea emigrar. Puesto que, a través de él, se legalizan los principales documentos civiles.

Los cuales, son solicitados por la mayoría de países, para que el ciudadano venezolano pueda regular su calidad migratoria en ellos.

Sistema de Citas Programadas del SAREN

El Saren pone a tu disposición un sistema en línea, para que puedas solicitar citas programadas desde la comodidad de tu casa.

Este sistema, evita que el antiguo método de atención, en el cual los usuarios debían llegar en horas de la madrugada para poder conseguir un número y ser atendidos. Continuara exponiendo a las personas, a los peligros que pudieran estar sujetos, por incluso pernoctar fuera del registro.

Es así, como el Saren creó un nuevo método de atención en línea, basado en la solicitud de citas para legalizar documentos.

¿Cómo registrarse en el SAREN para pedir Citas de legalización?

Registrarse en el saren para legalizar documentos, es muy sencillo. Solo debes seguir nuestro paso a paso, para que logres un registro exitoso en el sistema.

Paso 1: Ir a la página oficial del Saren

En primer lugar, debes ir a la página oficial de citas del Saren y dar clicr en «Registrarse». Para ello, te facilitamos el enlace directo, solo debes hacer Click Aquí.

Nota: Si la página te muestra un mensaje de “Sitio no Seguro” no te preocupes, solo debes darle click en acceder al sitio.

Paso 2: Ingresar tus Datos Personales y Datos del Usuario

En este punto, debes rellenar el formulario con tus datos personales y datos del usuario.

Este formulario consta de varias secciones, las cuales son:

• Búsqueda del usuario: Debes ingresar tu número de cédula y pulsa enter.
• Teléfono de contacto: Introducir número de teléfono celular y fijo.
• Dirección: Proporcionar toda la información de tu domicilio.

Además, también debes ingresar los datos de acceso de tu usuario. Para ello, debes crear una contraseña y 3 preguntas de seguridad.

De esta manera, solo debes pulsar donde dice «Registrarse» para completar el registro en la página.

IMPORTANTE: Verifica que la dirección de correo electrónico se encuentre escrita correctamente; porque de no ser así, probablemente tengas que recuperar el correo una vez te registres, ya que el sistema no te permitirá ingresar al indicar que las credenciales no coinciden.

Paso 3: Verificación de Código de Seguridad

Una vez que te hayas completado el paso anterior, el sistema te pedirá que inicies sesión con la dirección de correo electrónico y la contraseña que acabas de crear. Hecho esto haz click sobre «Iniciar Sesión».

En este punto, el sistema te enviará un código de seguridad a la dirección de correo electrónico del registro con  la intención de verificarlo. Debes ingresarlo a la página y luego, dar click sobre: «Enviar».

Gracias a esto, se ha simplificado el proceso de registro en el nuevo sistema en línea del SAREN.

¿Cómo solicitar citas en el SAREN?

El procedimiento para solicitar una cita en el Saren, es muy sencillo.

Este sistema ha mejorado considerablemente la experiencia de la gestión de trámites, que se realizan en los registros principales de todo el país.

Si te gustaría conocer de manera detallada el proceso de Solicitud de Cita en Saren. Entonces, solo debes seguir el paso a paso que verás a continuación.

Paso 1: Ir a la página oficial del Saren

Para poder solicitar tu Cita en Saren, primero debes ir a:  Sitio web Oficial → Aplicaciones → Trámites en Línea.

Paso 2: Iniciar Sesión en Saren

Para iniciar sesión, debes ingresar tu correo electrónico, contraseña y luego clicar en “Iniciar Sesión”.

Dentro del portal, debes ir a la sección de “Registro Principal”, para la legalización de documentos civiles.

Allí en pantalla podrás ver las 4 opciones disponibles: Legalizaciones, copias certificadas, protocolización y notas al margen, pero la que nos interesa en este caso, es la opción de “Legalizaciónes”.

Paso 3: Elegir el Documento y Solicitar la Cita

En este punto, debes elegir el estado, el municipio y la parroquia a la cual podrás asistir a la cita. Luego, el sistema te mostrará una serie de documentos para legalizar y aquí solo debes elegir el que necesites.

Algunos estados permiten asistir a cualquier oficina, sin importar el municipios o parroquia. Es decir; puedes acudir el día de la cita a cualquier oficina del Saren a nivel estadal sin ningún inconveniente.

En caso contrario, cuando el sistema te muestra la opción de elegir una sede, es a esa, a la cual debes acudir a tu cita. Hecho esto, debes pulsar en: «Siguiente».

Ahora, tendrás que ingresar los datos del documento que vas a legalizar: Número de folio, número de acta, etc. Luego, debes cargar el documento en formato PDF que vas a legalizar (No puede pesar más de 200 MB).

Además, aquí también debes cargar la cédula de identidad digitalizada del titular del documento y el timbre fiscal.

IMPORTANTE: El timbre fiscal puedes comprarlo vía online en algunos estados, pero en otros debes dirigirte directamente al ente encargado de su emisión para poder adquirirlo y posteriormente digitalizarlo y cargarlo al sistema.

Ahora, debes ingresar los datos de del titular del documento. Recuerda que si deseas legalizar el documento de alguien más, debes solicitar la cita desde tu usuario, e ingresar, los datos del titular del documento en esta sección.

Luego, debes verificar los datos y finalmente, pulsar sobre la opción de: «Finalizar». De esta manera, podremos ver que la solicitud fue realizada con éxito y luego, solo debes dar click sobre «Aceptar».

IMPORTANTE: Cuando vas a “Legalizar” un documento, es porque has solicitado previamente uno en el registro o notaría donde se realizó el trámite por primera vez. Es decir, debes llevar el documento vigente y en buen estado a la cita en el Saren.

Paso 4: Imprimir la Planilla de Cita Saren

Cuando se haya registrado tu cita con éxito. Entonces, tendrás que ir a la sección de “Ver Solicitudes” y dar click en la opción del símbolo “+” para poder visualizar la planilla PUB.

Recuerda realizar el pago de la planilla PUB a través de una agencia bancaria o por medio de la plataforma de BDV en línea del «Banco de Venezuela».

Sugerencia: Si te gustaría saber cómo abrir una cuenta en el Banco de Venezuela por internet, no dudes en dar un vistazo a nuestro artículo completo dedicado al «Banco de Venezuela«.

Para finalizar, una vez que imprimas la planilla, debes pulsar sobre la opción: «En recepción de documentos» y allí podrás ver la fecha a la cual debes asistir para legalizar tus documentos. Usualmente es el día siguiente.

Para el día de la cita, necesitas los siguientes requisitos:

• Documentos en físico registrados para legalizar (Vigentes y en buen estado).
• Cédula de identidad vigente (Laminada).
• Planilla impresa de la cita emitida por el sistema.

De esta manera, solo debes esperar para asistir a la cita el día que te corresponde.

Lo mejor es llegar temprano al registro, para que puedas realizar rápido este trámite. Sin embargo, no necesitas exagerar en cuanto a la hora de llegada se refiere, de 6:00 am a 7:00 am estará bien.

Tips para Gestionar Trámites en el Saren con Éxito

Para nosotros, lo más importante es ayudarte a simplificar los procesos de trámites para emigrar.

Por esta razón, te traemos algunas recomendaciones que debes tener en cuenta, cuando de trámites de legalizaciones en el Saren se trata.

Modalidad de Atención en los Registros Principales SAREN

Cuando tengas que legalizar documentos en el Saren. Entonces, lo primero que debes hacer, es ir a la sede más cercana a tu domicilio, para preguntar los requisitos y el sistema de atención empleado por la misma.

¿Por qué? Pues muy sencillo, porque dependiendo de la sede, tanto los requisitos, como la modalidad de atención para los documentos a legalizar, puede cambiar.

Aunque actualmente el sistema en línea de citas programas del Saren, es implementado por la mayoría de registros principales en el país. Existen algunas oficinas, que todavía siguen manejando el método anterior de atención por orden de llegada.

Por esta razón, para no perder tiempo en la espera de la cita, es mejor cerciorarte antes. Para evitar, que cuando llegues al Saren, te digan que simplemente debes madrugar con tus documentos para ser atendido.

¿Cómo Cancelar una Cita en el Saren?

Cuando una persona pide la cita en Saren, no hay vuelta atrás. Es decir; no se pueden cancelar citas de legalización.

Por eso, en caso de no poder asistir a la misma, tendrás que perderla y luego solicitar otra.

Lo más recomendable, es sacar tiempo con anterioridad para poder asistir a tu cita, debido a que, en muchos casos dependiendo de la oficina, las citas del mes se agotan rápidamente. Esto por supuesto, genera una pérdida de tiempo innecesaria.

Además, recuerda informarte, para que sepas con exactitud, los documentos que necesitas legalizar en este organismo. De esta manera, podrás ahorrar aún más tiempo, legalizándolos en una sola cita.

Asimismo, es importante acotar, que solo se pueden tramitar 6 documentos por cita.

Nota: No se sabe con exactitud cuantas citas se pueden perder. Lo que sí es seguro, es que, en un momento determinado, el Saren puede bloquear tu usuario por algún tiempo, para impedirte solicitar citas nuevamente.

Características que debe tener un documento para legalizarse

Lo más recomendable para que legalices tus documentos con éxito, es que lleves uno original recientemente expedido por el registro donde se realizó este trámite por primera vez.

Por ejemplo; si necesitas legalizar la partida de nacimiento. Entonces, debes ir al registro donde te asentaron tus padres, para que puedas solicitar una copia original. Lo mismo sucede con el acta de matrimonio y demás documentos relacionados.

Este trámite tiene un costo por las copias de la misma, sin embargo, este monto varía según el registro o notaría.

Por otro lado, si no puedes solicitar una copia reciente, pero tienes una original en buen estado expedida hace algún tiempo. Entonces, deberías preguntar en el SAREN si dicho documento es válido para legalizar.

Si no es así, no deberías perder tiempo esperando la cita, y más bien emplear este, para tratar de conseguir una copia reciente de los mismos. De esta manera, ahorrarás tiempo y por supuesto, te evitarás disgustos en el SAREN.

IMPORTANTE: Para el caso exclusivo de las actas de nacimiento, si no posees el documento; puedes solicitar una copia certificada de la misma, la cual viene legalizada por defecto.

Copia Certificada de Partida de Nacimiento

Si necesitas legalizar la partida de nacimiento y no posees este documento, el Saren te permite solicitar una copia certificada de la misma.

Esta copia certificada, ya viene legalizada y lista para proceder con el proceso de apostilla.

Por eso, si no sabes cómo solicitar una cita en SAREN para legalizar Partida de Nacimiento. A continuación, te mostramos los pasos, para que obtengas directamente una copia certificada de la misma.

1. Iniciar Sesión en la página de citas programadas del Saren (Para ir a la página haz click aquí).
2. Ir a:  → “Registro Principal”→ Copias Certificadas.
3. Seleccionar el Documento: Las copias certificadas solo están disponibles para las actas de nacimiento.
4. Ingresar datos de la oficina a la cual asistirás: Estado, Municipio y Parroquia.
5. Agregar  los datos del documento que vas a legalizar: Número de folio, número de acta, etc.
6. Elegir la fecha disponible que más te convenga.
7. Selecciona la opción de «Sí» para legalizar la partida.
8. Cargar al sistema la imagen de tu cédula, timbre fiscal, etc.
9. Verifica, toda la información de la solicitud y haz click en “Finalizar”.
10. Finalmente, debes imprimir la planilla PUB y asistir al registro el día de la cita.

Recuerda que, una vez solicitada la cita no podrás cancelarla. Por eso, debes verificar la información, antes de solicitarla.

¿Qué Documentos Legalizar en SAREN para luego Apostillar?

En el Saren se legalizan todos los documentos de índole civil, necesarios para regular tu calidad migratoria en el país al cual planeas emigrar.

Los documentos más comunes para legalizar en el Saren antes de emigrar son:

• Partida de Nacimiento.
• Acta de Matrimonio.
• Acta de defunción.
• Declaración Jurada.
• Unión estable de hecho.
• Sentencia de divorcio, y otros.

Recuerda, que todo documento sin excepción debe ser legalizado, para que posteriormente el MPPRE los apostille.

Sabiendo esto, debes tener presente que, si no tienes un documento legalizado no podrás apostillarlo.

Por esta razón, te ofrecemos una guía completa, sobre la Solicitud de Citas para Apostillar. Donde encontrarás algunos tips, que te serán de gran ayuda en la gestión de este trámite.

¿Cómo pagar y cuánto cuesta legalizar mis documentos?

Actualmente el SAREN sigue recibiendo bolívares como principal medio de pago. Sin embargo, el presidente Nicolás Maduro ha ordenado que todos los trámites públicos sean anclados al Petro, tal como sucede con el caso de la apostilla, la cual cuesta 0,08615936 Petros o su equivalente en dólares (5.17$) o Bolívares.

Los trámites de legalizaciones en el Saren, también fueron anclados al petro en enero de 2022. Sin embargo, tras el comunicado emitido por el ejecutivo nacional sobre la suspensión de operaciones de esta criptomoneda el pasado 15 de enero de 2024, los trámites del SAREN se ajustarán a la dolarización, tomando como referencia el valor que el petro tenía en el momento del cese de operaciones, establecido en 60$.

Esto quiere decir que, las nuevas tarifas de legalización de documentos para este año 2024 son:

• Copias certificadas de Actas de Nacimiento: Si es un solo folio (Una sola hoja) tiene un costo de 0,05 petros (3 dólares) y si tiene más folios debes pagar 0.01 petros o 0.6$ por cada folio.
• Legalizaciones: Las legalizaciones de: Actas de nacimiento, actas de defunción, cartas de soltería o uniones estables de hecho tienen un costo de 0.02 petros (1.2$).

¿Se pueden legalizar los Títulos Universitarios en el SAREN?

Todos los trámites relacionados con los estudios universitarios solo se legalizan en la Gestión de trámites universitarios (GTU).

Es por eso, que, un título universitario no se puede legalizar en el SAREN. Ya que, en este organismo solo se registran una vez, cuando recién te gradúas.

Si lo que tú necesitas es registrar un título universitario en el Saren. Entonces, puedes acercarte a la sede más cercana a tu domicilio, para que preguntes el precio y los requisitos que necesitas para realizar este trámite.

Por otro lado, si lo que necesitas es legalizar el título universitario, te ofrecemos una guía detallada, donde encontrarás los mejores tips para legalizar documentos universitarios con éxito en el GTU.

Nota: A este proceso de registro de título universitario, se encuentra entre los trámites de Protocolización Todo tipo de registro de documentos que no sea mercantil.

¿Qué es la planilla Única Bancaria y Cómo obtenerla?

La planilla única bancaria mejor conocida como PUB. Es una planilla emitida internamente por el Saren cuando te has presentado a la cita para legalizar tus documentos.

Esta planilla es única e intransferible para cada documento. Ya que la misma, posee un número, mejor conocido como “Número de Planilla”, el cual necesitas para solicitar la cita de apostilla en el MPPRE.

Dicha planilla, funciona como una especie de factura. Puesto que, contiene información personal del solicitante, así como también, información relacionada con el monto a pagar por el trámite que se realizó.

Cuando te la entregan, debes ir al banco a realizar el depósito correspondiente (En algunos casos, las oficinas Saren cuentan con punto de venta electrónico para cancelar el trámite).

Luego, debes consignar el comprobante de pago junto con la planilla. Para finalmente volver al Saren, a retirar tus documentos legalizados en el periodo de tiempo que te indiquen.

¿Cómo descargar la planilla única bancaria ?

La planilla única bancaria solo es emitida por el Saren. Por esta razón, no puede descargarse por internet.

Esta planilla es un requisito indispensable para poder apostillar el documento. Pues cuando pides citas para apostillar, el sistema te solicitará el número de planilla, y la fecha de expedición.

Ambos datos solo aparecen reflejados allí. Por esta razón, debes mantener bien conservado el documento.

Puesto que, luego los funcionarios del MPPRE deben validarlos (Verificar que los datos que ingresaste al sistema son los mismos de la planilla PUB). Para finalmente proceder con la apostilla del mismo.

¿Se puede Apostillar un documento sin la Planilla Única Bancaria?

Lamentablemente, si pierdes la planilla única bancaria no podrás apostillar el documento.

En este caso, tendrás que volver a solicitar una cita en el Saren, para legalizar de nuevo una copia original.

Como te puedes dar cuenta, solicitar citas en el SAREN para legalizar documentos es un procedimiento muy sencillo.

Por eso, si planeas emigrar, lo mejor es tener todos tus documentos debidamente legalizados y apostillados, para así evitar inconvenientes futuros.

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